Guia Completo para Conciliação de Recebíveis de Cartões e Aplicativos de Delivery

O que é Conciliação de Recebíveis?

A conciliação de recebíveis é o processo de verificar e validar os valores que entram na conta da sua unidade, assegurando que as transações realizadas com cartões de crédito e débito, bem como aquelas feitas através de aplicativos de delivery, sejam precisamente ajustadas aos repasses efetivos que você recebe. Esse procedimento é crucial para manter o fluxo de caixa saudável e garantir a sustentabilidade do negócio.

Por que a Conciliação é Importante?

A conciliação adequada de recebíveis evita erros financeiros, fraude e inconsistências que podem impactar diretamente o fluxo de caixa da operação. Uma unidade de alimentação que não realiza essa conciliação regularmente pode acabar enfrentando dificuldades financeiras, com potencial desgaste na relação com franqueados e fornecedores.

Como Realizar a Conciliação?

Para facilitar a compreensão, vamos descrever um passo a passo detalhado que você pode seguir:

1. Organização das Informações: Reúna todos os relatórios das vendas do dia, tanto dos cartões quanto dos aplicativos de delivery. Isso inclui recibos, relatórios de vendas e informação sobre taxas.
2. Identificação das Taxas de Cartão: Entenda as taxas cobradas pelas operadoras de cartão. Por exemplo, se em um dia você vendeu R$ 1.000,00 em cartões e a taxa é de 5%, você deve descontar R$ 50,00 na hora de contabilizar.
3. Conferência de Repasses Delivery: Assim como com os cartões, verifique as taxas cobradas pelos aplicativos de delivery. Se um pedido de R$ 100,00 resulta em R$ 80,00 na sua conta após as taxas de 20%, faça essa nota nos seus registros.
4. Documentação e Registro: Crie um plano de contas para categorizar suas vendas por tipo de pagamento (cartões vs delivery). Isso ajudará a visualizar os repasses de forma clara.
5. Comparação de Valores: Após registrar todos os valores, compare o que foi vendido com o que realmente entrou na conta. Para isso, utilize o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) consolidado da sua unidade. A diferença deve ser menor do que as taxas mencionadas. Se houver discrepâncias, investigue.

Exemplo Prático de Conciliação

Vamos considerar uma unidade de alimentação que teve as seguintes vendas em um dia:

• Venda total em cartões: R$ 1.200,00
• Venda total em delivery: R$ 800,00

Supondo uma taxa de 5% para cartões e 20% para o aplicativo de delivery, o cálculo seria o seguinte:

• Recebido de cartões: R$ 1.200,00 - (5% de R$ 1.200) = R$ 1.140,00
• Recebido de delivery: R$ 800,00 - (20% de R$ 800) = R$ 640,00

Somando os valores, a unidade deve ter recebido R$ 1.780,00. O próximo passo é verificar esse valor nos extratos bancários e relatórios de venda.

Desafios da Conciliação

Realizar a conciliação pode ser desafiador, especialmente em unidades de maior movimento. Alguns dos desafios incluem:

• Divergências nos Repasses: Se as operadoras de cartão ou os aplicativos de delivery não repassarem os valores corretos ou nos prazos estipulados, isso pode causar frustração e dificuldades financeiras.
• Falta de Organização: A ausência de um sistema claro para catalogar as vendas e taxas pode levar a erros. Por isso, utilize ferramentas que facilitem a conciliação, como softwares de gestão financeira.
• Complexidade Administrativa: Franqueadores precisam de mais controle para padronizar o financeiro entre as unidades, essencial para uma rede saudável.

Dicas para Melhorar a Conciliação

Além do passo a passo, considere as seguintes dicas:

• Treinamento de Equipe: Capacite sua equipe para que todos entendam o processo de conciliação e sua importância para a saúde financeira da unidade.
• Uso de Tecnologia: Sistemas de gestão como o ControlaConta podem automatizar a conciliação, facilitando a conferência e evitando erros humanos.
• Definição de Responsabilidades: Estabeleça quem será o responsável pela conciliação diariamente. Isso assegura que o processo não seja negligenciado.

Integrando a Conciliação ao Fluxo de Caixa

Uma vez que a conciliação de recebíveis esteja em prática, ela deve ser parte integrante do seu fluxo de caixa. Mantenha a atualização constante do fluxo de caixa com as informações ajustadas de recebimentos, assim sua unidade terá uma visão clara da situação financeira. Isso inclui:

• Documentar todas as entradas e saídas com precisão e em tempo real;
• Acompanhar as previsões de receita baseada nas vendas dos últimos meses;
• Antecipar eventuais dificuldades, como atrasos nos repasses.

Um fluxo de caixa bem estruturado, integrado às informações de conciliação, pode ajudar a garantir que sua operação de alimentação funcione de maneira eficiente e sustentável.

O Papel do ControlaConta na Conciliação

Com uma ferramenta especializada como o ControlaConta, a gestão financeira da sua unidade de alimentação se torna muito mais simples. Oferecemos um módulo de Rede que permite o controle do DRE e a comparação de unidades. Nossa plataforma facilita a conciliação bancária, integração com os sistemas de pagamentos e geração de relatórios de fluxo de caixa, proporcionando a gestão necessária para operadoras de franquias e donos de restaurantes.

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FAQ

• Qual a frequência ideal para realizar a conciliação? Recomenda-se que a conciliação de recebíveis seja realizada diariamente, principalmente em unidades de grande movimento.
• Como lidar com divergências nos repasses? Investigue rapidamente as causas e entre em contato com as operadoras de cartão ou os aplicativos de delivery para resolver os problemas.
• É necessário um software para conciliação? Embora não seja obrigatório, um software pode otimizar o processo e reduzir erros.
• O que devo fazer em caso de erros frequentes? Faça uma análise profunda do processo interno. Pode ser necessário treinar a equipe ou reavaliar a tecnologia utilizada.